Privacy Policy

1. Controller

The data controller responsible for your personal data is:

2. What data we collect

• Account data: your name and email address when you register.
• Inbox metadata: sender address, subject line, and timestamps of emails in your connected inbox.
• Email content: the body of emails you connect is processed by AI to generate classifications and draft replies. Content is not stored permanently after processing.
• Knowledge base content: documents and text you upload to train Nexlify on your business context.
• Usage data: feature interactions and error logs used to improve the service.
• Payment data: billing is handled entirely by Stripe. We never store your card number or bank details.

3. Legal basis for processing

• Contract performance (Art. 6(1)(b) GDPR / Swiss nFADP) — processing your account and inbox data to deliver the service you signed up for.
• Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) — usage analytics and service improvement.
• Legal obligation — retaining billing records as required by Swiss accounting law.

4. Third-party processors

We use the following sub-processors to operate Nexlify:

AI processing is performed by TextCortex on EU-hosted infrastructure (Germany, Azure) — no email content leaves the EU for AI analysis. Transfers to the US (Stripe, Google/Microsoft OAuth, Vercel) are based on Standard Contractual Clauses (SCCs) or the EU-US Data Privacy Framework where applicable.

5. Data retention

Account and inbox data is retained for as long as your account is active. When you delete your workspace or account, your data is permanently deleted within 30 days, except where we are legally required to retain billing records (Swiss OR Art. 962, 10 years).

6. Your rights

Under the GDPR and Swiss nFADP you have the right to:

• Access the personal data we hold about you
• Request correction of inaccurate data
• Request deletion of your data ("right to be forgotten")
• Request restriction or object to processing
• Data portability
• Lodge a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) or your local supervisory authority

To exercise any of these rights, email us at Mynexlifyapp@outlook.com. We will respond within 30 days.

7. Cookies

Nexlify uses only technically necessary cookies for authentication (session token). We do not use advertising, tracking, or analytics cookies.

8. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. Material changes will be notified by email or in-app notice at least 14 days before they take effect.

9. Automated processing and profiling

Nexlify uses automated processing to classify your incoming emails by intent (e.g. lead, support, order) and to generate reply suggestions. This constitutes profiling within the meaning of Art. 4(4) GDPR. No decision with legal or similarly significant effect is made solely by automated means — a human user makes all final decisions, including whether any draft reply is sent. You may object to profiling at any time by contacting us at Mynexlifyapp@outlook.com.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

2. Welche Daten wir erheben

• Kontodaten: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse bei der Registrierung.
• Posteingangs-Metadaten: Absenderadresse, Betreff und Zeitstempel der E-Mails in Ihrem verbundenen Postfach.
• E-Mail-Inhalte: Der Inhalt verbundener E-Mails wird durch KI verarbeitet, um Klassifizierungen und Antwortentwürfe zu erstellen. Inhalte werden nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert.
• Wissensdatenbank-Inhalte: Dokumente und Texte, die Sie hochladen, um Nexlify auf Ihren Unternehmenskontext zu trainieren.
• Nutzungsdaten: Funktionsinteraktionen und Fehlerprotokolle zur Verbesserung des Dienstes.
• Zahlungsdaten: Die Abrechnung erfolgt ausschliesslich über Stripe. Wir speichern keine Kartennummern oder Bankdaten.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Schweizer DSG) — Verarbeitung Ihrer Konto- und Posteingangsdaten zur Erbringung des gebuchten Dienstes.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Nutzungsanalysen und Verbesserung des Dienstes.
• Rechtliche Verpflichtung — Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen gemäss Schweizer Buchführungsrecht.

4. Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung von Nexlify setzen wir folgende Dienstleister ein (dieselbe Tabelle wie oben auf Englisch).

5. Datenspeicherung

Konto- und Posteingangsdaten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Bei Löschung Ihres Workspaces oder Kontos werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (OR Art. 962, 10 Jahre für Buchungsbelege).

6. Ihre Rechte

Gemäss DSGVO und Schweizer DSG haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch
• Datenübertragbarkeit
• Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an Mynexlifyapp@outlook.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

7. Cookies

Nexlify verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies zur Authentifizierung (Session-Token). Wir setzen keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies ein.

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail oder In-App-Hinweis mitgeteilt.

9. Automatisierte Verarbeitung und Profiling

Nexlify verwendet automatisierte Verarbeitung, um eingehende E-Mails nach Absicht zu klassifizieren (z. B. Lead, Support, Bestellung) und Antwortentwürfe zu erstellen. Dies stellt Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO dar. Es werden keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen getroffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung für Sie haben — alle abschliessenden Entscheidungen, einschliesslich des Versands von Antwortentwürfen, trifft ein Mensch. Sie können der Profiling-Verarbeitung jederzeit widersprechen, indem Sie uns unter Mynexlifyapp@outlook.com kontaktieren.